De Coronacrisis dwingt ons tot thuiswerken. Veel bedrijven hebben daarvoor wel al de gereedschappen maar op kantoor worden ze vaak niet gebruikt. Toch zijn ze handig (of in ieder geval noodzakelijk) in deze tijd, maar ook straks als we weer allemaal op kantoor zitten. Dit zijn onze thuiswerk tips.
Werk op je kantoor-pc
Hoewel je thuis prima op een laptop kunt werken met cloud applicaties zoals Office365 en Google Suite, zijn traditionele bedrijfsapplicaties niet geschikt om vanuit thuis "over internet" te gebruiken. Maak daarom vanuit thuis een VPN verbinding naar kantoor en neem je pc over met Extern Bureaublad van Microsoft (werkt op Windows en Apple).
Nog wel een waarschuwing, gebruik geen Extern Bureaublad zonder VPN want dat is niet veilig. Als je bedrijf geen VPN heeft, kun je je eigen pc ook heel goed (en gratis) overnemen met Chrome en Google Remote Desktop (zie https://remotedesktop.google.com).
Bel handsfree
Thuis bel je meer met collega's maar bellen met één hand en typen met één hand is heel onhandig. Natuurlijk kun je handsfree bellen maar dan ga je van nature harder praten en de hele dag roepen is ook niet fijn. Koop een goedkope headset of gebruik de standaard dopjes van je mobiel, daar zit vrijwel altijd ook een microfoontje in.
Doorschakelen of VoIP
De makkelijkste manier om thuis te bellen is via je mobiel. Bel je naar buiten en wil je niet dat men je privé telefoonnummer te zien krijgt dan kun je je nummer verbergen.
In Android:
Open de Telefoon-app (alsof je gaat bellen).
Druk op de drie streepjes.
Druk op Instellingen.
Druk op Gespreksaccounts.
Druk op Aanvullende instellingen.
Selecteer bij Beller ID de optie Nummer verbergen.
Op iPhone:
Open het instellingen menu van je iPhone.
Scroll naar beneden en tik op het kopje Telefoon.
Tik op de optie Nummerherkenning.
Verander het schuifje aan/uit om nummerherkenning aan of uit te zetten.
In de plaats van mobiel bellen kun je dankzij VoIP vaak ook via een app op je smartphone bellen via het vaste nummer van kantoor. Alsof je belt met je vaste-telefoon. Het voordeel daarvan is dat je ook makkelijk intern kunt doorverbinden en het adresboek tot je beschikking hebt. Wij hebben goede ervaring met Zoiper en Qaller (van onze VoIP-provider), vraag je eigen telecom-provider om advies.
Chat
Gebruik een chat-programma om met collega's te communiceren. Een chat is vrijwel net zo snel als een telefoontje, maar minder opdringerig. Misschien is iemand al aan het bellen of net een mailtje aan het typen, dan wil je hem of haar niet zomaar weer storen met een rinkelende telefoon.
Gebruikers van Office365 hebben standaard de communicatie-app Microsoft Teams (voorheen "Skype voor Bedrijven", zie onze aparte blog met Tips voor Microsoft Teams), Google gebruikers hebben Google Hangouts. Met deze programma's is het ook mogelijk om te videobellen en bestanden of je hele scherm te delen met een collega. Je kunt zelfs mensen toevoegen aan een overleg via hun telefoonnummer (als ze zelf geen Hangouts hebben). Voor video-vergaderen gebruik je de camera van je laptop of je installeert de app op je telefoon (en gebruik die camera). Je kunt ook een losse webcam aanschaffen.
Losse muis en houding
Gebruik een losse muis. Persoonlijk neem ik zelfs bij een kort overleg bij een klant mijn losse muis (en muismat) uit mijn laptoptas. Zorg ook voor een goede houding, ik heb thuis wel eens een laptop op een strijkplank gezet omdat de keukentafel te hoog was en die wel goed instelbaar is.
Deel documenten
Wil je met een collega samen overleggen, deel dan een document waarin je gezamenlijk kunt werken. Dit kan met alle documenten in Google Drive en in geval van Office365 met alle documenten die je online opslaat (in OneDrive, SharePoint of, het makkelijkst, Teams).
Samen aan taken werken
Bij Code54 werken we nauwelijks nog in tekstbestanden of spreadsheets zoals Word of Excel, maar heel veel met taken. Hiervoor gebruiken we Clickup. Hierin kun je taken aanmaken en rondom zo'n taak werken: overleggen, bestanden delen, subtaken maken, etc. Dit gaat in realtime. Je ziet een collega een opmerking toevoegen aan een taak en je ziet de status verspringen.
Tips?
Heb jij nog handige tips? Werk je graag met tools die niet vermeld zijn, of hebben bovengenoemde apps functies die ik niet genoemd heb? Laat het dan hieronder weten!